ビジネスに限らず「確認」の大切さは誰もが知っています。ところで「確認する」とは何をすることでしょうか。こう聞くと「えっ？確かめることでしょ？」という答えがよく返ってきます。決して間違っているわけではありませんがそれでは不十分です。

　上司：「君、ちょっと確認してくれないかね。」　部下：「わかりました。確認してきます。」といった会話がよくあります。しかし、このコミュニケーションには落とし穴があります。部下が何人かいる場合、「確認してくれ」と言われた人たちが同じ行動をするとは限らないのです。人によって頭に思い浮かぶことが違うからです。「確かめる」では意味が広すぎて、やるべきことが曖昧になってしまうのです。

　では、「この目で確かめる」という意味にすればどうでしょう。自分の目で確かめるのが一番確実だと考える人も多いのです。しかし、これでも不十分です。「この目で確かめる」はとても具体的でわかりやすい気がします。仕事への真剣さも感じられます。しかし、人によって注意して見るものが違いますし、同じものを見ても判断が異なる場合も多いのです。つまり、「この目で確かめる」も曖昧な説明なのです。

　結論を言えば、仕事で行われる「確認」とは「基準に照らして確かめる」という意味になります。基準の代わりに、マニュアル、手順書、ルール、設計図、仕様書などと言い換えても同じです。基準となるものに照らし合わせることで初めて正しいかどうかがわかるのです。基準がなければ確認することはできないのです。「管理」の意味は「基準からの逸脱・例外を見つけて正すこと」ですから、「確認」は管理のための具体的手法ということになるわけです。

　「確認」とは「管理」を行うための手段、言い換えれば管理手法の一つです。仕事が定義され、ルール・基準が明確であるからこそ適切な管理ができるのです。そして、その具体的手段が確認になります。ちなみに「この目で見る」は現物確認、目視確認といわれる管理手法の一つです。つまり「この目で見る」は確認の方法のひとつであり、確認の意味としては狭すぎるということになります。

　すると「確認」のポイントは「基準は何か」ということになります。顧客、組織、チームで何を確かめるのかを明確にしなければ、本当の意味で「確認」したことにはならないのです。ですから「確認」を行うためには、「何が正しいのか」についてのコミュニケーションが必要になります。

浅沼　宏和